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El paso a paso para convertir a un proveedor en un socio comercial

Cuando te hablamos de compliance, no solo nos referimos a un listado de normas por llenar. Es mejor contemplarlo como una cultura ética impregnada en todo nivel. Desde la base ejecutiva hasta el último eslabón empresarial. Incluso, que influya en tus proveedores y clientes.

En el último MasterMinds invitamos a Roberto Batres. Él es abogado y notario por la Universidad Francisco Marroquín. Actualmente se desarrolla como director de Ética y Cumplimiento en Ambev. Además, es experto en gobierno corporativo, ética y cumplimiento, Derecho de competencia y procesos de debida diligencia. También es  director de Centrarse -Centro para la acción de responsabilidad social empresarial-.  Además, dirige  la Comisión Anticorrupción de la ICC de Guatemala.

Roberto Batres
Roberto Batres, Gerente Jurídico Ambev

Desde su experiencia, relata las prácticas que funcionan para echar andar la cultura de compliance.  Esta es una práctica que no solo te resultará “buena” de realizar sino sobre todo necesaria para tu empresa.

Cambiar la mirada de proveedor a socio comercial

Cada vez que implementas más la cultura compliance, dejas atrás la práctica en la que te  desligabas de responsabilidad sobre el actuar que realizaba un proveedor.

En este sentido, se trata más de convertir a tu proveedor en tu socio comercial, permitiéndole su propio actuar y realizando un trabajo de acompañamiento. Para esto es fundamental compartir desde el principio de la relación, el código de ética de tu empresa y lo que su cumplimiento implica para tu proveedor.

Al enfocarte en este cambio, se genera un beneficio ético. Este asegura una cultura de compliance vivencial para el proveedor, permitiéndole implementar en su medida normas básicas éticas y en general para la economía del país, pues da mayor seguridad jurídica a las nuevas inversiones.

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“Red flags” para identificar factores de riesgo en la relación con proveedores

Al iniciar relaciones contractuales con tus proveedores es importante identificar esos factores que puedan comprometer tu propia ética empresarial. Para ello puedes establecer una serie de filtros que te permitan determinar estos riesgos.

En primer lugar, definir quienes son proveedores de riesgo. No todos los proveedores representan un peligro para tu empresa, por lo que tienes que definir quienes si lo representan y de acuerdo con ello establecer en qué nivel te pueden llegar afectar.

Por ejemplo, un proveedor que por su relación contractual siempre representa un riesgo sería el abogado. La razón es que  por su trabajo siempre tendrá una relación directa con aspectos de corrupción.

En este rubro también puedes colocar a los profesionales relacionados con los temas fiscales, aduaneros, realización de obras civiles y eventos. Un buen parámetro para esta clasificación puede ser en qué medida su actuar te representa ante un funcionario público.

En segundo lugar, puedes tomar de datos sensibles las noticias e investigaciones que realices de los proveedores.

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Otra “red flag” es  la forma en la que quieren recibir los pagos. Una alerta evidente debe saltar con quienes los solicitan de manera que no exista trazabilidad en el monitoreo.

Otras alertas pueden ser: que no se quiera someter a contratos por escrito o bajo los términos que tú incluyas; la sobrevaloración o infravaloración por debajo del mercado de cierto trabajo; promesas de tiempos ambiguos y soluciones mágicas.

Cuatro mejores prácticas para elegir proveedores

Como lo has notado,  tener proveedores con potencial de convertirse en socios no es una tarea fácil. Sin embargo, estos son necesarios para lograr el crecimiento empresarial. Deberás enfocarte en tener remedios y compartir tu cultura de compliance para que el proveedor funcione en tu organización.

En primer lugar, están las investigaciones que realices sobre quien es el proveedor con el que comenzarás la relación contractual. Uno de los medios para hacerlo son los motores de búsqueda y listas especializadas. De esta manera, podrás conocer su actuar y  clasificar los riesgos.

La segunda práctica es la visita física y el trato personal con el proveedor. Esto te permite una interacción que no solo es en beneficio de conocer los riesgos, sino también puedes acompañar y ser un agente de cambio en la implementación de normas éticas.

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La tercera, se refiere a la creación de un compromiso mutuo. Es decir que a nivel interno también contarás con una persona responsable del actuar del proveedor. Esto lo visualiza como un  colaborador interno del proceso.

La última y más crucial recomendación es contar con un canal de denuncia, porque este da un canal confiable y efectivo para que tus proveedores reporten cualquier mala práctica o alerta.

Un aspecto del que debes huir cuando implementes estas tres prácticas, es el factor de urgencia, pues muchas veces este jugará en tu contra porque te impedirá  completar estos requerimientos sugeridos.


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